Miksi laskutuksen automatisointi kannattaa?

blogiturakointi
20/06/2018

Työmaaolosuhteissa tehtävästä lisälaskutettavasta työstä hyötyvät sekä urakoitsija että tilaaja. Urakointiyritykselle projektiin kuulumaton lisätyö on mahdollisuus palvella tilaajaa mahdollisimman hyvin, kun osaaminen ja henkilöresurssit jo löytyvät. Tilaajalle puolestaan on kätevää, kun esimerkiksi projektiin valmistavaan työhön ei tarvitse erikseen ostaa tekijöitä. Automatisoitu järjestelmä pitää huolen laskutuksen toteutumisesta ja hälyttää, mikäli järjestelmään on kirjattu kustannuksia, muttei saatavaa tuloa.

Poista manuaaliset työvaiheet ja vähennä virheet

Kääntöpuolena lisälaskutettavassa työssä on, että projektin ulkopuoliset työt jäävät helposti laskuttamatta, vaikka työ olisi jo tehty ja kulut siten juosseet. Usein tämä johtuu puutteellisesta kirjaamisesta työmaalla tai tiedon hajautumisesta moneen eri paikkaan. Jos tiedonkulku on paperin tai puheen varassa, kuinka sen siirtyminen laskutukseen edes voitaisiin taata? Manuaalisilla menetelmillä lisätyö jää valitettavan usein merkitsemättä, ja yksittäiset paperilaput pääsevät hukkumaan. Tällöin työn kate luonnollisesti pienenee.

Laskutuksen automatisointi pitää huolen toteutumisesta

Laskutuksen automatisoinnilla saadaan selkeitä hyötyjä. Lasku luodaan automaattisesti nappia painamalla projektin kirjauksien perusteella (esim. asentajien työaika ja asennetut materiaalit), joten laskulle tulevaa sisältöä ei tarvitse keräillä työläästi monista eri paikoista ja monilta eri henkilöiltä. Lisäksi urakoiden etukäteen sovittavat maksuerät lähtevät laskutukseen vain nappia painamalla.

Järjestelmään syötetään siis työmaakohtaiset kustannukset, kuten palkka-, materiaali-, ja laitekustannukset, vain kerran. Automatisoitu järjestelmä pitää huolen laskutuksen toteutumisesta ja hälyttää, mikäli järjestelmään on kirjattu kustannuksia, muttei saatavaa tuloa. Tämä kaikki säästää työaikaa ja poistaa turhauttavia manuaalisen työn vaiheita.

Automatisoidun laskutuksen hyödyt pähkinänkuoressa

  • • Työaika ja asennetut materiaalit on helppo kirjata suoraan työmaalta, ja tiedot syötetään järjestelmään vain kerran. Myös matka- ja kululaskujen syöttäminen ja hyväksyminen tapahtuu aiempaa nopeammin.
    • Maksueriä seurataan järjestelmässä ja ne voidaan laskuttaa helposti – laskutus pysyy ajan tasalla
    • Taloushallinnon tehtävät voidaan hoitaa ajasta ja paikasta riippumattomasti. Laskutukseen käytetään kokonaisuudessa huomattavasti vähemmän aikaa
    • Ostolaskuilla on huomattavasti edullisemmat käsittelykustannukset ja niiden käsittelyssä tulee vähemmän virheitä
    • Johdolla on koko ajan reaaliaikainen tieto projektien liikevaihdosta ja kuluista, eli esim. myynti ja ostolaskuista sekä muista kuluista.