Ilman suunnitelmallisuutta ja resursoinnin organisointia ilmenee haasteita väistämättä jossain vaiheessa, vaikka kaikki tuntuisikin olevan ihan hyvin. Kasvutavoitteet voi unohtaa, mikäli resursointi ei ole suunnitelmallista ja tietoon perustuvaa. Tässä blogiartikkelissa kerromme, millaisten resursointiin liittyvien haasteiden kanssa urakointiyrityksissä tyypillisesti painitaan. Jos jokin haasteista kuulostaa tutulta, on toiminnan tehostamiselle tarvetta.
Kokemuksemme mukaan urakointialan liiketoiminnan kasvu muodostuu tänä päivänä valtaosin siitä, kuinka tehokkaasti yritys resursoi toimintaansa. Haastavassa markkinatilanteessa sekä kovan kilpailun keskellä kannattavuudesta huolehtiminen ja kilpailukyvyn säilyttäminen on yritykselle ensiarvoisen tärkeää. Hintojen korottaminen ei useinkaan ole vaihtoehto kannattavuuden parantamiseksi, jolloin ainoaksi keinoksi jää hyödyntää nykyiset resurssit tehokkaammin. Mutta mitä kaikkea urakointiyrityksen resursseilla yleensä tarkoitetaan?
Yrityksessänne on ehkä jo huomattu urakointijärjestelmän tarve - laskutus laahaa, manuaalinen paperityö turhauttaa, resurssien ennakoitavuus takkuaa. Jokaisessa urakointijärjestelmässä hyvät ja huonot puolensa, mutta eroavaisuudet löytyvät melko nopeasti, kun toimittajien ratkaisuja kahlaa läpi. Kannattaa pitää mielessä, että ominaisuudet ovat välineitä tavoitteisiin pääsyyn. Mihin järjestelmän ominaisuuksiin ostajan kannattaisi kiinnittää erityistä huomiota?
Monilla urakointiyrityksillä tiedot projekteista, laskutuksesta tai vaikkapa työntekijöiden lomista ovat edelleen hajanaisesti paperilla ja erilaisissa tiedostoissa. Aikaa valuu hukkaan tiedon etsintään ja laskutus laahaa, kun oleelliset tiedot urakoista eivät siirry järjestelmään ajantasaisesti ja tarkasti. Urakointi- ja rakennusalankin yrityksen kannattaa hyödyntää teknologian tuoma helppous, mutta monia muutokset tai käyttöönottoprosessit epäilyttävät. Kuinka urakointijärjestelmän ostamista kannattaisi alkaa pohjustaa, ja millaisia helppoja vaihtoehtoja hankintaan on olemassa?
Teknologian tarjoamat tehostusmahdollisuudet kannattaa hyödyntää etenkin, kun suurin osa urakointiyrityksen työstä on niin sanottua liikkuvaa työtä ja tapahtuu suoraan työmaalla. Kun työntekijät voivat kirjata tehdyn työn, tunnit sekä käytetyt materiaalit suoraan työn tekemisen paikalta, säästetään monia manuaalisia työvaiheita ja minimoidaan virheet. Ja kuinka paljon enemmän työmaallakin saadaan aikaan, kun kirjauksiin ei kulu enää kohtuuttomasti työaikaa?
Tyypillisesti urakointi- ja rakennusalan yrityksen toiminta on hajautunut siten, että työtä tehdään samanaikaisesti eri paikoissa. Tällöin toimintatavat voivat vaihdella projekteittain tai jopa yksittäisten projektien sisällä paljonkin. Ilman yhtenäisiä prosesseja toiminnasta puuttuu ennustettavuus ja reaaliaikaiseen tietoon perustuva ohjaus.
Millaisia kasvutavoitteita olet asettanut tulevalle vuodelle? Mikä kaikki olisi nyt toisin, jos voisit olla varma, että asettamasi tavoitteet tulevat täyttymään – tai jopa ylittymään?
Työmaaolosuhteissa tehtävästä lisälaskutettavasta työstä hyötyvät sekä urakoitsija että tilaaja. Urakointiyritykselle projektiin kuulumaton lisätyö on mahdollisuus palvella tilaajaa mahdollisimman hyvin, kun osaaminen ja henkilöresurssit jo löytyvät. Tilaajalle puolestaan on kätevää, kun esimerkiksi projektiin valmistavaan työhön ei tarvitse erikseen ostaa tekijöitä.
Monissa urakointiyrityksissä kamppaillaan tietohallinnon kanssa. Kattavan tilannekuvan tai reaaliaikaisen tiedon saaminen on hankalaa, jos tiedot eri urakoista tai projekteista ovat hajautettuna erinäisiin tiedostoihin, kansioihin tai Exceleihin. Tehokkaan ja yhtenäistetyn tiedonhallinnan kautta voitaisiin paremmin hallita sekä arkipäiväistä toimintaa, että ennakoida esimerkiksi urakoiden viivästymistä. Selkeämpi tiedonhallinta johtaa tietoon perustuvaan johtamiseen, eikä edellytä urakointiyritykseltä suuria muutoksia toimintatapoihin. Lue tästä artikkelista, millaisten tietojen keräämisellä tiedolla johtaminen aloitetaan helposti ja häiritsemättä yrityksen nykyistä toimintaa!
Kokemuksemme mukaan monissa urakointialan yrityksissä kamppaillaan samankaltaisten haasteiden kanssa. Manuaaliset työvaiheet vievät aikaa ja vaikeuttavat viestintää työmaan ja johdon välillä. Projektinhallinta ja työn edistymisen seuranta takkuavat, eikä laskutus rullaa ajallaan. Näihin ongelmakohtiin järjestelmätoimittajat tarjoavat mielellään kaikenlaisia tietojärjestelmiä, joista monet ovat raskaita ja vaikeakäyttöisiä, jopa yrityksen arkea hankaloittavia. Kuinka ERP-järjestelmän vaatimat resurssit saataisiin tasattua hyötyjen kanssa ja yhtälö toteutumaan ilman, että urakointiyrityksen täytyy tehdä kalliita muutoksia arkipäiväisiin rutiineihin?
