Yrityksessänne on ehkä jo huomattu urakointijärjestelmän tarve - laskutus laahaa, manuaalinen paperityö turhauttaa, resurssien ennakoitavuus takkuaa. Jokaisessa urakointijärjestelmässä hyvät ja huonot puolensa, mutta eroavaisuudet löytyvät melko nopeasti, kun toimittajien ratkaisuja kahlaa läpi. Kannattaa pitää mielessä, että ominaisuudet ovat välineitä tavoitteisiin pääsyyn. Mihin järjestelmän ominaisuuksiin ostajan kannattaisi kiinnittää erityistä huomiota?
Monilla urakointiyrityksillä tiedot projekteista, laskutuksesta tai vaikkapa työntekijöiden lomista ovat edelleen hajanaisesti paperilla ja erilaisissa tiedostoissa. Aikaa valuu hukkaan tiedon etsintään ja laskutus laahaa, kun oleelliset tiedot urakoista eivät siirry järjestelmään ajantasaisesti ja tarkasti. Urakointi- ja rakennusalankin yrityksen kannattaa hyödyntää teknologian tuoma helppous, mutta monia muutokset tai käyttöönottoprosessit epäilyttävät. Kuinka urakointijärjestelmän ostamista kannattaisi alkaa pohjustaa, ja millaisia helppoja vaihtoehtoja hankintaan on olemassa?
Teknologian tarjoamat tehostusmahdollisuudet kannattaa hyödyntää etenkin, kun suurin osa urakointiyrityksen työstä on niin sanottua liikkuvaa työtä ja tapahtuu suoraan työmaalla. Kun työntekijät voivat kirjata tehdyn työn, tunnit sekä käytetyt materiaalit suoraan työn tekemisen paikalta, säästetään monia manuaalisia työvaiheita ja minimoidaan virheet. Ja kuinka paljon enemmän työmaallakin saadaan aikaan, kun kirjauksiin ei kulu enää kohtuuttomasti työaikaa?
Tyypillisesti urakointi- ja rakennusalan yrityksen toiminta on hajautunut siten, että työtä tehdään samanaikaisesti eri paikoissa. Tällöin toimintatavat voivat vaihdella projekteittain tai jopa yksittäisten projektien sisällä paljonkin. Ilman yhtenäisiä prosesseja toiminnasta puuttuu ennustettavuus ja reaaliaikaiseen tietoon perustuva ohjaus.
Millaisia kasvutavoitteita olet asettanut tulevalle vuodelle? Mikä kaikki olisi nyt toisin, jos voisit olla varma, että asettamasi tavoitteet tulevat täyttymään – tai jopa ylittymään?
Työmaaolosuhteissa tehtävästä lisälaskutettavasta työstä hyötyvät sekä urakoitsija että tilaaja. Urakointiyritykselle projektiin kuulumaton lisätyö on mahdollisuus palvella tilaajaa mahdollisimman hyvin, kun osaaminen ja henkilöresurssit jo löytyvät. Tilaajalle puolestaan on kätevää, kun esimerkiksi projektiin valmistavaan työhön ei tarvitse erikseen ostaa tekijöitä.
Monissa urakointiyrityksissä kamppaillaan tietohallinnon kanssa. Kattavan tilannekuvan tai reaaliaikaisen tiedon saaminen on hankalaa, jos tiedot eri urakoista tai projekteista ovat hajautettuna erinäisiin tiedostoihin, kansioihin tai Exceleihin. Tehokkaan ja yhtenäistetyn tiedonhallinnan kautta voitaisiin paremmin hallita sekä arkipäiväistä toimintaa, että ennakoida esimerkiksi urakoiden viivästymistä. Selkeämpi tiedonhallinta johtaa tietoon perustuvaan johtamiseen, eikä edellytä urakointiyritykseltä suuria muutoksia toimintatapoihin. Lue tästä artikkelista, millaisten tietojen keräämisellä tiedolla johtaminen aloitetaan helposti ja häiritsemättä yrityksen nykyistä toimintaa!
Kokemuksemme mukaan monissa urakointialan yrityksissä kamppaillaan samankaltaisten haasteiden kanssa. Manuaaliset työvaiheet vievät aikaa ja vaikeuttavat viestintää työmaan ja johdon välillä. Projektinhallinta ja työn edistymisen seuranta takkuavat, eikä laskutus rullaa ajallaan. Näihin ongelmakohtiin järjestelmätoimittajat tarjoavat mielellään kaikenlaisia tietojärjestelmiä, joista monet ovat raskaita ja vaikeakäyttöisiä, jopa yrityksen arkea hankaloittavia. Kuinka ERP-järjestelmän vaatimat resurssit saataisiin tasattua hyötyjen kanssa ja yhtälö toteutumaan ilman, että urakointiyrityksen täytyy tehdä kalliita muutoksia arkipäiväisiin rutiineihin?
Tyypillisesti ERP-järjestelmien vertailu aloitetaan katsomalla hintaa ja ominaisuuksia - usein samalla kilpailutetaan jopa kymmeniä eri järjestelmätoimittajia. Hieman yllättäen järkevämpi tapa käynnistää hankintaprosessi olisi kuitenkin katsoa yrityksen sisälle, ei sen ulkopuolelle. Mitä selvempi käsitys yrityksellä itsellään on sen omien prosessien nykytilasta, sitä varmemmin löytyy myös kohdennetusti tarpeisiin sopiva ERP-järjestelmä. Järjestelmän valinta tulee siis aina tehdä pitäen mielessä, kuinka hyvin se palvelee juuri haluttuja tarpeita ja tavoitteita. Tavoitteita ja kipupisteitä määritellessä on keskeistä pohtia myös käytettävissä olevia resursseja – niistä kriittisin on aika. Millaisella aikataululla ERP-prosessi voidaan toteuttaa, ja kuinka aikataulussa pysyminen taataan?
Kun ERP-projektia käynnistellään, on monella ensimmäisenä huolenaiheena kustannukset. Kuukausihinnan laskutus sekä käyttöönottohinta ovat osa projektin kiinteitä kuluja, joita voidaan tuotteistetussa toiminnanohjausjärjestelmässä säädellä hyvinkin yrityskohtaisesti. Hankkeelle varattava käyttöönottokustannus ja kuukausibudjetti onkin hyvä määritellä, mutta vielä tärkeämpää on järkevän investoinnin takaisinmaksulaskelman laatiminen. Miten nopeasti koko yrityksen kattava investointi maksaa itsensä takaisin? Monien yritysten kohdalla niin sanotusta ”rahavuodosta” aletaan keskustella vasta, kun toiminnanohjausprojektin takaisinmaksuaika nousee keskiöön. Takaisinmaksuaikaan vaikuttaakin oleellisesti se, kuinka paljon yritys vuotaa rahaa kuukausittain niin sanotusti kankkulan kaivoon, kun aikaa kuluu manuaaliseen paperin pyörittelyyn.