Oma Rakennus

TOIMINNANOHJAUKSESTA VAUHTIA KASVUVAIHEESEEN

Organisoinnin tarve korostuu urakointiyrityksissä usein yrityksen kasvaessa ja työmäärän lisääntyessä. Rakennusliike Oma Rakennus Oy (ent. Robert Rakennus Oy) on saanut merkittäviä liiketoimintahyötyjä ja lisää hallittavuutta toimintaansa toiminnanohjausjärjestelmän avulla.
MATTI KUOKKANEN

MATTI KUOKKANENOma Rakennus Oy

Kun työmaalla sattuu ja tapahtuu

Kuten monella kasvuvaiheessa olevalla urakointiyrityksellä, ei Oma Rakennus Oy:llä ollut entuudestaan käytössä kokonaisvaltaista toiminnanohjausjärjestelmää. Taloushallintoa lukuun ottamatta tiedot kulkivat hajanaisesti Excel-tiedostosta toiseen. Esimerkiksi urakoiden etenemisestä ja resursseista kaivattiin ajantasaisempaa tietoa, jotta työmaan tapahtumat kirjautuisivat ylös ja kulkisivat kertasyöttämisellä eteenpäin kaikkien tietoa tarvitsevien käytettäväksi.

”Työmaalla sattuu ja tapahtuu jatkuvasti, joten oli myös tarve tiedon ajantasaiselle päivittämismahdollisuudelle”, kertoo Oma Rakennuksen varatoimitusjohtaja Matti Kuokkanen.

Sekä uudis- että saneerauskohteisiin erikoistuneessa yrityksessä koettiin tärkeäksi, että kaikkien urakoiden tiedot olisivat yhdessä paikassa, helposti löydettävissä ja päivitettävissä.

Urakoinnin lähtökohdat huomioiden

YAP Solutions valikoitui ERP-järjestelmän toimittajaksi nimenomaan urakointialan osaamisensa vuoksi.

”Vakuuttavien referenssien lisäksi asiantuntemus näkyi myös totuudenmukaisuudessa. YAP osasi avata ja kuvailla järjestelmän käyttöönottoa realistisesti”, kertoo Kuokkanen.

Kun molemmat osapuolet tunsivat hyvin urakointiyritysten tarpeet, oli myös tavoitteita helpompi määritellä yhdessä. Kuokkasen mukaan YAP:n tarjoama järjestelmä vakuutti juuri siksi, että se on kohdennettu rakennustyömaiden seurantaan ja urakointialan tarpeisiin.

Räätälöidysti yrityksen tarpeisiin

Aivan kaikkea yrityksessä ei kuitenkaan kannata laittaa uusiksi uuden järjestelmän myötä.

”Itse en haluaisi muuttaa totuttuja prosesseja, joilla asiat yrityksessä luontaisesti toimivat. Järjestelmää tulee siis arvioida yrityksen lähtökohdista käsin”, Kuokkanen toteaa.

Ennen ERP-järjestelmän käyttöönottoa tavoitteet ja tarpeet kartoitettiin koko organisaation laajuudelta. Oma Rakennuksessa punnittiin, millaisia tietoja järjestelmän avulla halutaan kerätä ja organisoida – eli mitä kaikkea järjestelmältä odotettiin.

Urakkakohtainen tiedon organisointi, kohdennettu numeerinen tieto eri projekteista sekä urakoiden toteutumisen seuranta nousivat tärkeimmiksi tavoitteiksi, jotka uudelle järjestelmälle asetettiin.

Tavoitteista totta nopeasti

Kiitosta uusi järjestelmä saa erityisesti työntekijöiden arjen helpottamisesta. Käyttöönottoprosessi saatiin päätökseen kolme kuukautta sitten, ja jo nyt uusi järjestelmä on tuonut selkeyttä tekemiseen.

”Järjestelmän myötä ei tarvitse muistaa päivittää yksittäisiä tietoja moneen paikkaan, mikä vapauttaa aikaa muiden tärkeiden asioiden miettimiseen. On huojentavaa tietää, että kaikki tärkeä tieto on varmassa tallessa. Myös kopioitavan paperin väheneminen on ollut selkeä edistysaskel”, kertoo Kuokkanen. Papereiden pyörittelyn vähennyttyä myös toimistotyöajassa saadaan säästöjä. Toimintaa tehostivat myös toiminnanohjausjärjestelmään integroitu taloushallintojärjestelmä sekä kirjanpidon ja talouspäällikköpalveluiden sujuva ulkoistaminen YAP Solutions Oy:n tytäryhtiölle YAP Accounting Oy:lle.

Ennen käyttöönottoprosessin alkamista asetettuihin tavoitteisiin tähdätään siis hyvää vauhtia ja järjestelmästä on hyviä käyttökokemuksia. Prosessia sujuvoitti paitsi yrityksen oma asenne, myös YAP:n suhtautuminen ja tuki.

”Yhteydenpito YAP:n kanssa on ollut helppoa ja toimivaa; heidän tapansa kuunnella meidän toiveitamme sekä ottaa vastaan palautetta on toiminut hyvin. Nyt on meidän päästä kiinni, että asiat etenevät jatkossakin”, Kuokkanen kertoo. Uusi ERP-järjestelmä on avannut ovia myös muille kehityskohteille ja sitä kautta liiketoiminnan kasvulle.

”Järjestelmään investoinnin täytyy tulla takaisin. Sijoitus on kannattava, kun siitä tulee osa arkea”, Kuokkanen kiteyttää.

Ota yhteyttä