Markkinoilla vallitsee tällä hetkellä ERP-ostajan markkinat. Järjestelmän vaihtamiseen voi ohjata yrityksen toimintamallien tai prosessien päivitys tai uudet liiketoiminnalliset tavoitteet. Kun yrityksessä on tehty päätös siitä, että nykyinen toiminnanohjaus halutaan vaihtaa, on jo tunnistettu selkeä ongelma tai haaste, johon toivotaan ratkaisua. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän valinta tulisikin aina tehdä sen pohjalta, millaisiin ongelmiin kaivataan vastausta ja kuinka järjestelmän toimittaja pystyy auttamaan yritystä muuttumaan uuden järjestelmän myötä. Tässä blogiartikkelissa kerromme, miten vaihtaminen käytännössä aloitetaan!
Näin luot onnistumisen edellytykset
Onnistuneen ERP-järjestelmän vaihtoprosessin mittarina toimivat tarpeet. Tyypillisesti urakointiyrityksien arjen ongelmat ovat samankaltaisia; laahaava laskutus, vaikeudet tuntikirjauksissa, liian vähän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen, ei näkyvyyttä projektien kannattavuuteen. Valintavaiheessa onkin hyvä pyytää järjestelmätoimittajaa näyttämään järjestelmässä, että miten vanhoja prosesseja tehostetaan ja millaisia uusia prosesseja uudella järjestelmällä on mahdollista tehdä.
Muutaman tunnin aloituskokouksessa käydään läpi yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa esille nousevia uusia tarpeita, jotka voidaan lisätä mukaan kokonaisuuteen. Kun järjestelmän ominaisuuksia määritellään yrityksen yksilöllisiä tarpeita vastaaviksi, voidaan muitakin prosesseja miettiä uudelleen. Onko esimerkiksi palkanlaskija jäämässä eläkkeelle, jolloin syytä olisi tehostaa tämä osa-alue järjestelmän avulla? Entä halutaanko kirjanpitoa hoitaa jatkossa itse vai tilitoimistossa, ja miten se onnistuu uudella järjestelmällä?
Alusta saakka on syytä pitää mielessä järjestelmän tärkein tavoite: säästöt ja helpompi arki. Selkeä kuukausi- ja käyttöönottohinnoittelu helpottaa valmistautumista. Pilvipohjaisen järjestelmän käyttöönottoa on sujuvaa, koska ei tarvitse varautua yllätyskuluihin tai hankkia esimerkiksi uusia palvelimia. Lyhyen aloituksen jälkeen uutta järjestelmää lähdetään jo testaamaan käytännössä.
Pohditko, miten työntekijät saa mukaan vaihtoon?
Keskeinen motivaattori järjestelmän vaihtamiselle on työn helpottuminen. Kuvaile siis, mitä hyötyä vaihdosta ja uudesta järjestelmästä on – esimerkiksi tuntikirjauksien tekeminen kännykällä helpottaa jokaisen työntekijän arkea ja pilvipalvelu mahdollistaa pääsyn järjestelmään mistä vain.
Motivaatiota voi hakea myös yrityksen kasvuun vedoten. Yrityksen liiketoiminnan vilkastuminen on aina myös työntekijöiden etu. Muista tiedottaa työntekijöitä ja kuvata mitä on meneillään kaikille, joille järjestelmän käyttö on osa työnkuvaa, jotta vaihtaminen todella tuntuu yhteiseltä muutokselta kohti sujuvampaa arkea.