Järjestelmän vaihtamiseen voi ohjata yrityksen toimintamallien tai prosessien päivitys tai uudet liiketoiminnalliset tavoitteet. Kun yrityksessä on tehty päätös siitä, että nykyinen toiminnanohjaus halutaan vaihtaa, on jo tunnistettu selkeä ongelma tai haaste, johon toivotaan ratkaisua. Onnistuneen projektin määrittävä tekijä ei siis koskaan ole hinta, vaan järjestelmän huolellinen käyttöönotto. Miten käyttöönotto kannattaa tehdä, jotta uutta järjestelmää päästään käyttämään paitsi nopeasti, myös heti alusta saakka mahdollisimman tehokkaasti?
Näin tehostat ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessia
Aloita opetteleminen oikealla aineistolla
Järjestelmän vaihtamisen toteutuksessa kannattaa mennä mahdollisuuksien mukaan heti suoraan asiaan. Aluksi on syytä käydä läpi yleinen käyttö, ja syventyä siihen, mitä mistäkin löytyy. Lähde rohkeasti käyttämään uutta järjestelmää. Pelkällä harjoitusohjelmistolla opetteleminen on pidemmän päälle tehotonta. Valmisohjelmiston mukana tulevien mallien sekä pätevien kouluttajien ohjauksella uutta järjestelmää uskaltaa lähteä käyttämään heti oikealla materiaalilla.
Käyttöönoton alussa jokaiselle koulutuspäivälle on oma teemansa: miten tehdään tarjouksia, mitä tapahtuu tilauksen tullessa, kuinka tilauksesta tehdään resursointi ja lopulta lasku. Monissa järjestelmissä on tarjolla harjoitus- tai opettelutila, jossa järjestelmän käyttöä voi turvallisesti harjoitella. Käytännössä opetteleminen kannattaa kuitenkin aloittaa ihan oikealla aineistolla. Tilien lisäksi järjestelmään voidaan tuoda paikka- tai osastokohtaisia saldoja tai lukuja, mikä tarjoaa lisämahdollisuuksia seurantaan.
Keskeneräiset projektit heti järjestelmään
Kirjausten tekeminen järjestelmään kannattaa aloittaa heti, jotta nähdään miten projekteittain kirjatut tiedot muodostuvat resursoinniksi. Keskeneräiset projektit voidaan syöttää uuteen järjestelmään, jotta niiden hallinta tästä eteenpäin olisi tehokkainta. Taloushallintoon liittyvät osa-alueet kannattaa käydä läpi esimerkiksi kuun vaihteen tienoilla laittamalla oikeat laskut sisään järjestelmään ja maksamalla palkat järjestelmään kertyneiden tuntikirjausten avulla.
Kun järjestelmään on kertynyt oikeaa aineistoa noin kuukauden kuluttua, on syytä ottaa myös lisäkoulutusta, ja katsoa läpi alv-ilmoituksia ja muita lakisääteisiä asioita.
Vinkkejä käytön tehostamiseen
Kun järjestelmän ominaisuuksia määritellään käyttöönottovaiheessa yrityksen yksilöllisiä tarpeita vastaaviksi, voidaan muitakin prosesseja voi muutenkin miettiä uudelleen. Onko esimerkiksi palkanlaskija jäämässä eläkkeelle, jolloin syytä olisi tehostaa tämä osa-alue järjestelmän avulla? Entä halutaanko kirjanpitoa hoitaa jatkossa itse vai tilitoimistossa, ja miten se onnistuu uudella järjestelmällä? Muutaman tunnin aloituskokouksessa käydään läpi yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa esille nousevia uusia tarpeita, jotka voidaan lisätä mukaan kokonaisuuteen.
Kun muutaman päivän käyttöönottokoulutus on takana ja järjestelmää käytetty jo kuukauden verran, on syytä käydä läpi, onko kaikki toiminut niin kuin pitää. Poikkeustilanteissa eteen tulleet ongelmat tai uudet haasteet käydään läpi. On tärkeää varmistaa, että ongelmatilanteet ovat hoidettavissa järjestelmätoimittajan käyttötuen avulla.
Muista, että järjestelmän vaihtajana sinulla on oltava aina tiedossa, mistä ja miten saa apua ja tukea uuteen järjestelmään liittyvissä asioissa. Hyödynnä uusien tai yllättävien tilanteiden sattuessa myös järjestelmän opiskelu- tai testausympäristö.
Haluatko lisätietoja?
Urakointijärjestelmän vaihtaminen on aina hyvä päätös, sillä se helpottaa jokaisen yrityksen osa-alueen hallintaa ja siten kaikkien arkea. Lisäksi saat merkittäviä säästöjä ja mahdollistat yrityksen kasvun. Lue lisää käyttöönotosta ja käyttöönottopäivistä lataamalla Urakointijärjestelmän vaihtajan pikaopas!